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Por: Leslie Dellon - www.immigrationimpact.com
A pesar de las preocupaciones expresadas por las partes interesadas, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS) ha vuelto al formato de una página para el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Lo que puede parecer un cambio técnico tiene importantes consecuencias para los empleados y sus empleadores.
Durante casi 38 años, los empleadores y ciertos reclutadores y referentes agrícolas a cambio de una tarifa han utilizado el Formulario I-9 para verificar la identidad y la autorización de trabajo de EE. UU. para las nuevas contrataciones. Garantizar que la documentación del trabajo esté actualizada es importante y requiere vigilancia. Con la excepción de las tarjetas verdes, si la documentación de autorización de trabajo de un no ciudadano tiene una fecha de vencimiento, el empleador debe volver a verificar la continuación de la autorización antes de esa fecha. También se requiere una nueva verificación si se vuelve a contratar a un exempleado pero su autorización de empleo, como se indica en el Formulario I-9, ha vencido.
Los requisitos de verificación se deben a la aprobación de la Ley de Reforma y Control de Inmigración. El Congreso declaró ilegal, a partir del 7 de noviembre de 1986, contratar a sabiendas a un no ciudadano a menos que sea un residente permanente legal o tenga autorización de trabajo. Los empleadores también tienen requisitos de mantenimiento de registros y pueden enfrentar una variedad de sanciones civiles o penales por violaciones de las leyes que rigen la autorización de trabajo. El nuevo Formulario I-9 esta disponible desde el 1 de agosto de 2023 y deberá utilizarse exclusivamente a partir del 1 de noviembre de 2023.
El Formulario I-9 comenzó como un formulario de una página y permaneció así durante más de 20 años. Pero durante la última década, el Formulario I-9 ha sido de dos páginas.
La Asociación Estadounidense de Abogados de Inmigración (AILA) está preocupada por el nuevo formulario más corto. Con base en la experiencia con un formulario de una página, a AILA le preocupa que los empleados o empleadores proporcionen accidentalmente información para las secciones de los demás, lo cual está prohibido. Por ejemplo, solo el empleador o su representante autorizado puede insertar información sobre la documentación que el empleado proporciona sobre su identidad y autorización de trabajo. Y solo el empleado puede responder las preguntas sobre su "estado de ciudadanía o inmigración", a menos que el empleado reciba asistencia de un preparador o traductor.
AILA también está preocupada que sin más campos informativos en ambos apartados, empleados y empresarios cometerán más errores. Dichos errores podrían tener graves consecuencias, ya que el empleado y el empleador (o representante) deben firmar su sección bajo pena de perjurio. Los empleadores continúan enfrentando numerosos desafíos para determinar si varias combinaciones de documentos son prueba aceptable de autorización de trabajo. USCIS revisó las "Listas de documentos aceptables" para incluir algunos recibos y enlaces a la "Central I-9" de USCIS y al Manual para empleadores de USCIS M-274. Sin embargo, existen numerosas combinaciones de documentos adicionales que USCIS no ha incluido. Los empleadores se beneficiarían de más ejemplos en un solo lugar en lugar de ser dirigidos a múltiples sitios web.
En un desarrollo positivo, junto con el nuevo Formulario I-9, el Departamento de Seguridad Nacional/Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE. UU. (DHS/ICE) estableció un marco para alternativas opcionales al examen físico en persona de los documentos. Esta regla final, a partir del 1 de agosto de 2023, modifica el requisito reglamentario de larga data de que los empleadores examinen físicamente en persona la documentación de un empleado dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de empleo.
Durante muchos años, AILA y otros han presionado para que se realicen cambios en la revisión en persona para reflejar la realidad de los empleados cuyos lugares de trabajo están lejos de las oficinas de la empresa donde personal confiable y capacitado revisa su documentación. En respuesta a la pandemia de COVID-19, DHS/ICE proporcionó algunas flexibilidades para el examen remoto de la documentación, que finaliza el 31 de julio de 2023. DHS/ICE anunció anteriormente que los empleadores que habían utilizado las alternativas temporales tenían hasta el 30 de agosto de 2023 para examinar físicamente la documentación de los empleados contratados a partir del 20 de marzo de 2020. Pero DHS/ICE ha ofrecido una alternativa opcional ahora.
Mediante un aviso por separado, DHS/ICE estableció una alternativa opcional, disponible el 1 de agosto de 2023, que permite la verificación electrónica con una "interacción de videollamada en vivo". La opción está limitada a los empleadores que, como se define en el aviso, participan y están al día con E-Verify.
E-Verify es un sistema en línea del DHS a través del cual los empleadores registrados verifican si un empleado es elegible para el empleo. El sistema se basa en los registros disponibles para el DHS y la Administración del Seguro Social para compararlos con la información que ingresa el empleador del Formulario I-9 para evaluar la elegibilidad para el empleo. Antes de este aviso, excepto durante las flexibilidades de COVID-19, los empleadores de E-Verify también tenían que cumplir con el requisito reglamentario de verificar la documentación en persona al completar el Formulario I-9.
Los empleadores calificados de E-Verify pueden seleccionar la opción para los empleados contratados a partir del 1 de agosto. Los empleadores calificados que se inscribieron en E-Verify durante las flexibilidades de COVID-19 y que cumplen con otras condiciones descritas en el aviso, también pueden usar la alternativa en su lugar. de examinar físicamente la documentación antes del 30 de agosto de 2023, que examinaron previamente utilizando las flexibilidades de COVID-19. El aviso permite a los empleadores calificados de E-Verify usar la opción para algunos empleados (como solo para trabajadores remotos, pero no para trabajadores híbridos en un lugar de trabajo), sin discriminar.
En un comunicado de prensa del 21 de julio sobre la nueva opción, el DHS también declaró que para un empleador que "cumplía de otra manera" y seguía la guía de la agencia sobre las flexibilidades de COVID-19, ICE "generalmente no concentraría sus limitados recursos de cumplimiento en las violaciones de verificación del Formulario I-9". por no completar el examen físico de documentos antes del 30 de agosto de 2023”, particularmente en los casos en que el empleador demuestre que tomó “medidas oportunas” para completar el examen dentro de un período razonable.
La regla final permite que DHS/ICE establezca un programa piloto, que podría abrirse a todos los empleadores o limitarse solo a algunos empleadores. Cualquier programa piloto requiere que la agencia determine que los procedimientos alternativos 1) "ofrecen un nivel de seguridad equivalente" a la revisión de documentos en persona o 2) son temporales para abordar una emergencia de salud pública declarada por el secretario de Salud y Servicios Humanos o una emergencia nacional declarada por el presidente, según lo dispuesto por ciertas leyes.
Es probable que el I-9 de una página y la falta de orientación detallada sobre las combinaciones de documentos que establecen la autorización de trabajo frustren a los empleadores y empleados y conduzcan a errores. Los errores del I-9 pueden tener consecuencias graves, como el despido por error de un empleado autorizado para trabajar. Sin embargo, dos desarrollos bienvenidos son la opción alternativa al examen físico de la documentación y el marco para un programa piloto. USCIS e ICE deben continuar prestando atención a las advertencias y buenos consejos de las partes interesadas que usan el formulario para que los procesos establecidos para la autorización de trabajo respondan con éxito a la evolución del lugar de trabajo contemporáneo.
